Tugas Individu SIM II Paper Sistem Informasi Menggunakan Outsourcing

TUGAS MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

 

SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN OUTSOURCING

 

 

 

Dosen:

Dr. Ir. Arief Iman Suroso, M.Sc

 

 

 

 

Disusun oleh :

 

Aldi Cahyanugroho                     P056131202.E45

 

 

 

 

 

 

 

 

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014
BAB I PENDAHULUAN

 

1.1 Latar Belakang

Pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis. Dalam era yang semakin kompetitif ini juga, proses digitalisasi perusahaan tampaknya tidak dapat dipungkiri lagi. Persoalannya, upaya apa yang dapat ditempuh perusahaan agar dapat memperoleh aplikasi SI (sistem infomasi) yang menjamin aliran data dan informasi secara kontinyu. Sedikitnya ada tiga alternatif yang secara umum dapat diterapkan untuk memperoleh SI tersebut, antara lain membeli aplikasi yang ready to use, insourcing dan outsourcing. Dari ketiga alternatif tersebut, tampaknya outsourcing paling tepat untuk diterapkan bagi perusahaan yang memiliki prosedur khusus, tetapi memiliki keterbatasan waktu dan tenaga ahli, serta kesesuaian anggaran  untuk menghasilkan sistem yang standard.

Sebagai salah satu praktek dalam bisnis, outsourcing berkembang pada hampir semua bidang. Banyak organisasi saat ini yang melakukan outsource pengembangan software, inovasi dan R&D, bahkan area fungsional seperti marketing, human resource administration, finance dan accounting. Praktek outsourcing berkembang sangat pesat akhir-akhir ini. Dulu mungkin kita tidak pernah mendengar mengenai perusahaan yang melakukan outsource dalam area riset dan pengembangan, saat ini hal ini sudah biasa. Alasannya cukup sederhana, suatu organisasi harus mencari dengan baik dan membentuk aliansi dengan perusahaan yang telah matang dalam proses. Hal ini akan membantu pula untuk kematangan organisasi tersebut.

Praktek outsourcing dalam SI saat ini telah umum dilaksanankan dalam banyak organisasi bisnis. Beberapa manfaat didapatkan organisasi dalam penerapan outsourcing ini yang salah satunya adalah efisiensi. Namun praktek ini juga tidak terlepas dari resiko kerugian yang besar bagi organisasi yang harus dipertimbangkan secara matang sebelum penerapannya. Penggunaan Outsourcing oleh perusahaan tidak terlepas dari pertimbangan biaya, kerumitan sistem dan adanya teknologi. Outsourcing dapat membantu suatu perusahaan dalam pengelolaan sistem informasinya sehingga perusahaan dapat fokus pada bagian lainnya. Dengan demikian Outsourcing membantu perusahaan dalam efisiensi dan perbaikan kinerja nantinya.

 

1.2 Tujuan

Tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu untuk mengetahui aplikasi penerapan outsourcing dalam sistem dan teknologi informasi di suatu perusahaan atau organisasi.

 


BAB II PEMBAHASAN

2.1 Outsourcing

Outsourcing adalah tindakan memindahkan pekerjaan ke pihak eksternal.  Outsourcing ini dianggap sebagai sarana untuk mengurangi biaya, memperkecil lingkup pekerjaan agar memungkinkan suatu perusahaan berkonsentrasi pada sejumlah aspek utama/penting sesuai koridor bisnisnya. Pengembangan dan penggunaan teknologi informasi, dan mengakses keterampilan membutuhkan biaya tinggi sehingga menjadi terlalu mahal jika harus diusahakan sendiri oleh perusahaan.

Pekerjaan yang umumnya menggunakan outsourcing adalah proyek-proyek manufacturing atau yang menggunakan tenaga kerja yang banyak. Saat ini, outsourcing diberlakukan pada bentuk pekerjaan yang lebih sulit, seperti pengembangan software dalam sistem informasi perusahaan. Kegitatan Outsourcing dilakukan dengan cara membuat kontrak kerja bersama perusahaan lain yang dapat menyewa tenaga ahli. Perusahaan atau organisasi yang melakukan outsourcing dalam sistem dan teknologi informasi dengan mendistribusikan waktu mereka pada sejumlah kontrak yang disepakai dengan perusahaan lainnya. Perusahaan yang dikontrak/bekerja sama itu dapat menjalankan sebagian atau seluruh operasi SI/TI perusahaan, yang mencakup jaringan, pusat data, pemeliharaan,help desk, sistem analis, sistem design dan atau pengembangan software.

 

2.2 Alasan Utama dan Alasan Strategis Penggunaan Outsourcing dalam SI

Suatu keputusan untuk outsourcing proses teknologi informasi menunjukkan suatu kepercayaan yang besar pada kualitas dari pelayanan yang didapatkan oleh perusahaan yang melakukan outsourcing. Tidak sedikit perusahaan yang sukses dan puas setelah melakukan outsourcing. Namun ada sebagian yang mengalami kesulitan outsourcing dapat penjadi proses yang kompleks. Beberapa dari perusahaan ini menghentikan kegiatan outsourcing dan berusaha membawa sistem mereka dijalankan oleh pihak dalam perusahaan sendiri. Mereka menemukan bahwa proses tersebut tidak mudah karena masih kekurangan kemampuan teknis dan sumber daya. Outsourcing dapat berhasil jika dilaksanankan untuk alasan yang tepat, mengikuti prosedur dan disertai dengan harapan yang realistis dan pengertian yang tepat mengenai keuntungan yang akan didapatkan.

  1. Beberapa alasan utama untuk melakukan outsourcing yaitu:

1)       Mengurangi biaya. Dengan outsourcing maka biaya yang sebelumnya digunakan untuk investasi infrastruktur teknologi diubah menjadi biaya operasional.

2)       Mengubah aset yang tidak diperlukan. Misalnya suatu bank sebelumnya harus memiliki sendiri pusat data untuk menyimpan semua transaksinya, maka dengan outsourcing, bank tersebut bisa menggunakan jasa pusat data untuk melakukan proses penyimpanan data dan juga menyediakan pusat datanya.

3)       Perusahaan tidak memiliki sumber daya yang berkompeten. Seperti kasus bank tadi, jika perusahaan tidak melakukan outsourcing TI dan memilih melakukan investasi infrastruktur TI sendiri, maka secara otomatis bank tersebut harus memiliki sumber daya manusia yang handal dan itu berarti suatu biaya yang tidak sedikit.

4)       Kontrol yang lebih baik. Dengan adanya outsourcing maka perusahaan bisa lebih baik mengontrol operasional perusahaannya. Hasilnya akan membuat bisnis perusahaan menjadi berjalan lancar, efektif dan efisien.

b. Perusahaan yang melakukan outsourcing pada bidang TI memiliki beberapa alasan strategis utama yaitu untuk :

1)       Meningkatkan fokus bisnis. Dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain. Dengan menggunakan strategi outsourcing untuk pengembangan aplikasi, suatu organisasi dapat memfokuskan profesional sistem informasinya untuk mengidentifikasi dan menangani masalah bisnis daripada juga harus menangani pemrograman aplikasi baru. Sebagai contoh, suatu bank memberikan kesempatan kepada pihak lain untuk menangani sistem penyimpanan data nasabah dan juga teknologi komunikasi antar cabang.

2)       Membagi risiko operasional. Dengan outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain. Langkah ini dapat menghasilkan Return of Investment yang lebih besar. Outsourcing fungsi IT/IS perusahaan kepada provider yang ahli merupakan pendekatan strategis untuk membatasi pembiayaan. Perusahaan yang melakukan pendekatan outsourcing dengan tepat dapat memperoleh penghematan biaya sampai 40-80 persen.

3)       Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya. Misalnya pada suatu bank dengan beberapa staff TI tidak perlu menyuruh staff TI tersebut untuk membuat program perbankan dan juga mengurusi teknologinya dari awal, tetapi perusahaan bisa melakukan outsourcing teknologi dengan pihak lain. Staff TI yang ada bisa dimanfaatkan oleh bank untuk kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain.

4)       Keempat adalah memperoleh akses ke sumber daya global. Institusi outsourcing menekankan bahwa aturan untuk keberhasilan pengembangan bisnis telah berganti. Ia tidak lagi menyangkut apa yang kita miliki atau bangun, namun keberhasilan berkaitan dengan sumber daya dan bakat yang bisa kita dapatkan. Menggunakan keahlian global membuat perusahaan mendapatkan keuntungan dari tenaga kerja ahli, tanpa menghiraukan lokasi, dan secara signifikan dapat meningkatkan kualitas yang dapat diberikan. Outsourcing juga menciptakan kesempatan  untuk bisnis yang lebih kecil yang kemampuannya dibatasi oleh biaya dan batasan geografi.

5)       Kelima adalah mengurangi waktu untuk memasuki pasar. Outsourcing menawarkan fleksibilitas dan kemampuan bereaksi, membuat bisnis kecil tradisional dapat berkompetisi secara efektif dengan perusahaan besar. Membantu tenaga kerja yang ada dengan dukungan offshore dapat memberikan produktifitas selama 24 jam sehari.

2.3 Kunci Sukses Outsourcing IT

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain :

a)    Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)

b)    Kemampuan teknis

c)    Kemampuan keuangan

d)    Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.

Dari beberapa riset sebelumnya disebutkan ada 10 faktor utama dalam pemilihan vendor yaitu :

a)       Komitmen terhadap qualitas

b)       Harga yang kompetitif

c)       Reputasi terhadap kinerja vendor

d)       Flexibilitas dalam bentuk kerjasama/kontrak

e)       Lingkup dari sumberdaya

f)        Kemampuan memberikan nilai tambah

g)       Kesesuaian budaya kerja

h)       Hubungan kerja sebelumnya

i)         Lokasi vendor

Dalam pelaksanaan outsourcing, terdapat beberapa penyebab kegagalannya, antara lain kegagalan dalam membuat pendekatan strategis. Kejadian-kejadian menunjukkan betapa pentingnya memastikan bahwa keputusan untuk melakukan outsource dibuat dengan persfektif strategis dan disertai dengan tujuan yang jelas. Selanjutnya adalah kurangnya pengalaman. Kekurangan pengalaman dalam outsourcing akan berimbas pada kesalahan pengambilan keputusan. Ketiga adalah belum tersedianya metode dalam penyampaian pelayanan oleh vendor. Penyebab kegagalan selanjutnya adalah kegagalan dalam memahami peranan IT dalam suatu organisasi dan kapabilitas vendor. Beberapa perusahaan gagal dalam memahami bahwa IT bukanlah hanya misi bantuan namun adalah salah satu proses bisnis yang penting. Selanjutnya adalah tidak dihiraukannya hubungan timbal balik. Ketergantungan antara beragam proses bisnis dengan IT adalah sangat erat. Jika gagal dalam memahami hal ini akan menyebabkan kerugian. Penyebab lainnya adalah faktor manusia atau staf IT. Selanjutnya adalah faktor biaya. Pemilihan supplier yang murah tanpa melihat kompetensinya adalah suatu kesalahan. Outsourcing adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam suatu perusahaan/organisasi

2.4 Pemilihan Outsourcing untuk Organisasi/Perusahaan

Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang digunakan akan menjadi suatu pemborosan. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif pengembangan sistem informasi sumber daya informasi dipilih sebagai alternatif yang paling sesuai untuk diterapkan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak terlalu direpotkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan.

Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun pengetahuan untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien).

Beberapa permasalahan yang sering timbul dengan dipilihnya outsourcing adalah perusahaan menghadapi keresahan terhadap karyawan, khususnya adanya rasa takut kehilangan pekerjaan yang dihadapai oleh para karyawan yang sering memicu terjadinya kemarahan yang pada akhirnya akan mengganggu moral bekerja mereka, sehingga pihak manajemen perlu mengkomunikasikannya secara baik atas apa yang sedang dihadapi perusahaan dan alasan mengambil langkah-langkah outsourcing.

Untuk menghindari terjadinya keresahan karyawan, proses outsourcing beberapa perusahaan melakukan langkah transisi, misalnya jauh sebelum outsourcing diputuskan maka secara rinci dikomunikasikan dalam beberapa pertemuan untuk staff di bagian TI, sehingga ketika outsourcing diberlakukan para staff mengerti benar betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan.

 


BAB V KESIMPULAN

 

5.1 Kesimpulan           

Banyak cara yang dapat dilakukan dalam pengelolaan sumber daya sistem/teknologi informasi. Outsourcing merupakan satu dari beberapa banyak cara untuk mengelola sumber daya TI. Perusahaan/organisasi perlu memberikan perhatian lebih terhadap perjanjian kontrak outsourcing yang meliputi tingkat layanan dan biaya, kontrak dan hubungan kerja, penjadwalan hingga tujuan strategis agar dapat sesuai dengan target yang ingin dicapainya. Agar implementasi outsourcing dalam sistem/teknologi informasi mencapai kesuksesan maka perlu memperhatikan berbagai faktor kunci kesuksesan dan mengantisipasi faktor-faktor penyebab kegagalannya.

5.2 Saran

Penggunaan outsourcing sistem infomasi memerlukan komitmen dari seluruh pihak baik perusahaan/organisasi sebagai pengguna maupun vendor sebagai penyedia / provider layanan outsourcing tersebut sehingga implementasi dapat sesuai harapan dan sasaran.


DAFTAR PUSTAKA

Federal Finacial Institution Examination Council. 2004. Outsourcing Tecnology Service . Hal 1.

Http://sanjaya45e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/02/10/outsourcing-pengembangan-sistem-informasi/ diakses Februari 2014.

Http://prima45e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2014/02/Outsourcing-dalam-IS-dan-IT-perusahaan.pdf/ diakses Februari 2014.

O’Brien, James A. & George M. Marakas. 2011. Management Information System. Tenth Edition. New York: Mc.Graw-Hill Companies.

Power, Mark, et al. 2006. The Outsourcing Handbook, How to Implement a Successful Outsourcing Process. Kogan Page, London and Philadelphia. Hal 3-5.

 

Scardino, Lorrie, Improving Sourcing Deals,Gartner Research, 2002.